سامانه کیفیت شرق یادگیری برای به‌کارگیری
سرپرست کیست و سرپرستی چیست؟
سرپرستی ازجمله پست‌های حائز اهمیت در هر سازمان (تولیدی / خدماتی) است. سرپرست یا سوپروایزر (supervisor) فردی است که زیر نظر مدیر میانی بوده و چند کارمند یا کارگر به‌صورت مستقیم زیر نظر او به فعالیت مشغول‌اند.
درواقع سرپرستان وظیفه اجرای سیاست‌های تعیین‌شده توسط مدیران ارشد و میانی را توسط افراد تحت نظر و سرپرستی خود بر عهده دارند.
جایگاه سرپرستان در سلسله مراتب سازمانی
دیکشنری آنلاین کمبریج، سرپرستی را اینگونه تعریف می‌کند:
نظارت بر یک شخص یا یک فعالیت برای اطمینان از اینکه همه چیز بصورت صحیح و امن انجام شود.
هرچند شرح وظایف سرپرست با توجه به نوع شغل مربوطه متفاوت است (مثلا شرح وظایف سرپرست کارگاه تولیدی، سرپرست فروش یا سرپرست یک بخش خدماتی)، در ادامه به بخشی از وظایف و نقش‌های سرپرست و شغل سرپرستی اشاره می‌کنیم:
ازجمله نقش‌ها و وظایف سرپرستان می‌توان به این موارد اشاره کرد:
- هدایت و هماهنگی فعالیت‌های کارکنان، مانند بازرسان، اپراتورها یا سازندگان
- همکاری با سایر سرپرستان برای ایجاد هماهنگی فعالیت‌های درون یا بین واحدها
- برنامه‌ریزی و زمان‌بندی اقدامات و توالی‌های تولید برای رسیدن به اهداف تولید
- بازرسی مواد، محصولات یا تجهیزات برای تشخیص نقص یا خرابی
- نظارت و پایش بر تجهیزات اندازه‌گیری، شمارشگرها و سایر شاخص‌ها برای اطمینان از انطباق آن‌ها با استانداردهای تولید
- انجام آموزش کارکنان در خصوص تجهیزات، کار و ایمنی یا ارجاع دادن آموزش کارکنان به کارکنان باتجربه
- تشریح مشخصات، طرح‌ها، دستور کار، و سیاست‌های شرکت برای کارگران
- نگهداری سوابق مربوط به حضور و ساعات کار کارکنان
- مطالعه و تجزیه‌وتحلیل نمودارها، دستور کار، برنامه‌های تولید و گزارش‌ها برای تعیین الزامات تولید و ارزیابی برآوردها و خروجی‌های فعلی تولید
- صدور درخواست مواد موردنیاز، لوازم، قطعات و یا تعمیر تجهیزات
- نگهداری داده‌های عملیاتی مانند زمان، تولید، و هزینه‌ها و فراهم کردن گزارش‌های مدیریتی درزمینه نتایج تولید
- تعیین استانداردها، بودجه، اهداف تولید و نرخ‌ها بر اساس سیاست‌های شرکت، تجهیزات و دسترسی به نیروی کار و حجم کار
- مشورت با مدیریت یا کارکنان برای حل مشکلات، درخواست‌ها و شکایات کارکنان
- تنظیم ماشین‌آلات و تجهیزات
- ارائه پیشنهاد یا اقدامات لازم برای ایجاد انگیزه در کارکنان و بهبود روش‌های تولید، عملکرد تجهیزات، کیفیت محصول یا کارایی
- ارائه پیشنهاد در خصوص استخدام، ارزیابی‌ها یا ترفیع کارکنان
- طراحی و توسعه محصولات جدید و فرایندهای تولید
- اجرای مقررات ایمنی و بهداشت
یک سرپرست موفق باید دانش، مهارت و ویژگی‌های شخصیتی متناسب با شغل سرپرستی را دارا باشد. سرپرست علاوه بر گذراندن دوره‌های آموزشی مرتبط مانند دوره آموزشی اصول سرپرستی و مهارت‌های پیشرفته آن، با به‌کارگیری آموخته‌ها در عمل و کسب تجربه، شایستگی لازم برای تصدی مسئولیت سرپرستی را به دست می‌آورد.
در زیر به بعضی از حوزه‌های دانش، مهارت و ویژگی‌های مورد نیاز شغل سرپرستی اشاره می‌کنیم:
برخی از حوزه‌های دانش موردنیاز سرپرست:
- شناخت اهداف و سیاست‌های سازمان
- روش‌های اجرایی و دستورالعمل‌های تولید
- فرآیند تولید
- ماشین‌آلات و تجهیزات
- مدیریت
- منابع انسانی
- مهندسی و فناوری
برخی از مهارت‌های موردنیاز سرپرست:
- تیم‌سازی و مدیریت تیم
- برنامه‌ریزی
- سازماندهی
- نظارت و کنترل
- تفویض اختیار
- ایجاد انگیزه در کارکنان
- گوش کردن فعالانه
- ارتباط موثر
- تفکر منتقدانه
- مدیریت بحران
- مدیریت کارکنان
- مدیریت تعارض
- آموزش کارکنان
- کوچینگ و مربیگری
- مدیریت زمان
- قضاوت و تصمیم‌گیری
- حل مسئله
- گزارش‌نویسی و ارائه گزارش
- مذاکره
- کنترل کیفیت
برخی از ویژگی‌ها و نگرش‌های موردنیاز شغل سرپرستی:
- مسئولیت‌پذیری
- قابل اعتماد بودن
- حفظ حریم کارکنان
- رفتار عادلانه
- اعتماد به نفس
تفاوت سرپرستی با مدیریت:
با وجود شباهت‌های بین وظایف مدیر و سرپرست، می‌توان گفت تفاوت اصلی، در سطح اختیارات، مسئولیت‌ها، اهداف و البته حقوق دریافتی این دو پست سازمانی است.
برای آشنایی بیشتر، این دوره آموزشی را به شما پیشنهاد می‌کنیم:
دوره آموزشی اصول سرپرستی پیشرفته (توسعه مهارت‌های سرپرستی)
ثبت دوره‌های آموزشی مورد نظر شما