سامانه کیفیت شرق یادگیری برای به‌کارگیری
سرپرست کیست و سرپرستی چیست؟
سرپرستی ازجمله پست‌های حائز اهمیت در هر سازمان (تولیدی / خدماتی) است. سرپرست یا سوپروایزر (supervisor) فردی است که زیر نظر مدیر میانی بوده و چند کارمند یا کارگر به‌صورت مستقیم زیر نظر او به فعالیت مشغول‌اند.
درواقع سرپرستان وظیفه اجرای سیاست‌های تعیین‌شده توسط مدیران ارشد و میانی را توسط افراد تحت نظر و سرپرستی خود بر عهده دارند.
جایگاه سرپرستان در سلسله مراتب سازمانی
دیکشنری آنلاین کمبریج، سرپرستی را اینگونه تعریف می‌کند:
نظارت بر یک شخص یا یک فعالیت برای اطمینان از اینکه همه چیز بصورت صحیح و امن انجام شود.
هرچند شرح وظایف سرپرست با توجه به نوع شغل مربوطه متفاوت است (مثلا شرح وظایف سرپرست کارگاه تولیدی، سرپرست فروش یا سرپرست یک بخش خدماتی)، در ادامه به بخشی از وظایف و نقش‌های سرپرست و شغل سرپرستی اشاره می‌کنیم:
ازجمله نقش‌ها و وظایف سرپرستان می‌توان به این موارد اشاره کرد:
- هدایت و هماهنگی فعالیت‌های کارکنان، مانند بازرسان، اپراتورها یا سازندگان
- همکاری با سایر سرپرستان برای ایجاد هماهنگی فعالیت‌های درون یا بین واحدها
- برنامه‌ریزی و زمان‌بندی اقدامات و توالی‌های تولید برای رسیدن به اهداف تولید
- بازرسی مواد، محصولات یا تجهیزات برای تشخیص نقص یا خرابی
- نظارت و پایش بر تجهیزات اندازه‌گیری، شمارشگرها و سایر شاخص‌ها برای اطمینان از انطباق آن‌ها با استانداردهای تولید
- انجام آموزش کارکنان در خصوص تجهیزات، کار و ایمنی یا ارجاع دادن آموزش کارکنان به کارکنان باتجربه
- تشریح مشخصات، طرح‌ها، دستور کار، و سیاست‌های شرکت برای کارگران
- نگهداری سوابق مربوط به حضور و ساعات کار کارکنان
- مطالعه و تجزیه‌وتحلیل نمودارها، دستور کار، برنامه‌های تولید و گزارش‌ها برای تعیین الزامات تولید و ارزیابی برآوردها و خروجی‌های فعلی تولید
- صدور درخواست مواد موردنیاز، لوازم، قطعات و یا تعمیر تجهیزات
- نگهداری داده‌های عملیاتی مانند زمان، تولید، و هزینه‌ها و فراهم کردن گزارش‌های مدیریتی درزمینه نتایج تولید
- تعیین استانداردها، بودجه، اهداف تولید و نرخ‌ها بر اساس سیاست‌های شرکت، تجهیزات و دسترسی به نیروی کار و حجم کار
- مشورت با مدیریت یا کارکنان برای حل مشکلات، درخواست‌ها و شکایات کارکنان
- تنظیم ماشین‌آلات و تجهیزات
- ارائه پیشنهاد یا اقدامات لازم برای ایجاد انگیزه در کارکنان و بهبود روش‌های تولید، عملکرد تجهیزات، کیفیت محصول یا کارایی
- ارائه پیشنهاد در خصوص استخدام، ارزیابی‌ها یا ترفیع کارکنان
- طراحی و توسعه محصولات جدید و فرایندهای تولید
- اجرای مقررات ایمنی و بهداشت
یک سرپرست موفق باید دانش، مهارت و ویژگی‌های شخصیتی متناسب با شغل سرپرستی را دارا باشد. سرپرست علاوه بر گذراندن دوره‌های آموزشی مرتبط مانند دوره آموزشی اصول سرپرستی و مهارت‌های پیشرفته آن، با به‌کارگیری آموخته‌ها در عمل و کسب تجربه، شایستگی لازم برای تصدی مسئولیت سرپرستی را به دست می‌آورد.
در زیر به بعضی از حوزه‌های دانش، مهارت و ویژگی‌های مورد نیاز شغل سرپرستی اشاره می‌کنیم:
برخی از حوزه‌های دانش موردنیاز سرپرست:
- شناخت اهداف و سیاست‌های سازمان
- روش‌های اجرایی و دستورالعمل‌های تولید
- فرآیند تولید
- ماشین‌آلات و تجهیزات
- مدیریت
- منابع انسانی
- مهندسی و فناوری
برخی از مهارت‌های موردنیاز سرپرست:
- تیم‌سازی و مدیریت تیم
- برنامه‌ریزی
- سازماندهی
- نظارت و کنترل
- تفویض اختیار
- ایجاد انگیزه در کارکنان
- گوش کردن فعالانه
- ارتباط موثر
- تفکر منتقدانه
- مدیریت بحران
- مدیریت کارکنان
- مدیریت تعارض
- آموزش کارکنان
- کوچینگ و مربیگری
- مدیریت زمان
- قضاوت و تصمیم‌گیری
- حل مسئله
- گزارش‌نویسی و ارائه گزارش
- مذاکره
- کنترل کیفیت
برخی از ویژگی‌ها و نگرش‌های موردنیاز شغل سرپرستی:
- مسئولیت‌پذیری
- قابل اعتماد بودن
- حفظ حریم کارکنان
- رفتار عادلانه
- اعتماد به نفس
تفاوت سرپرستی با مدیریت:
مدیریت و سرپرستی دو نوع مسئولیت مختلف هستند. این دو نوع فعالیت از لحاظ طبیعت و نحوه انجام کارها با هم تفاوت دارند. با این حال در برخی موارد، این دو مفهوم به صورت مترادف استفاده می‌شوند. در ادامه تفاوت بین مدیریت و سرپرستی را توضیح می‌دهیم:
مدیریت یک فرایند مهم در سازمان است که شامل برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل منابع مختلف در سازمان می‌شود. مدیران به‌طور معمول مسئولیت‌های مختلفی مانند مدیریت منابع انسانی، مالی، فنی و موارد دیگر را بر عهده دارند. برای انجام این کارها، مدیران از مهارت‌های مختلفی مانند برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری، ارتباطات، مدیریت زمان و مدیریت منابع استفاده می‌کنند. در واقع، مدیریت شامل برنامه‌ریزی برای رسیدن به هدف، سازماندهی برای راهبری فعالیت‌ها، هدایت برای تشویق کارکنان به کار و کنترل برای تعیین میزان پیشرفت در رسیدن به هدف مورد نظر است.
سرپرستی هم مرتبط با رهبری و هدایت یک گروه است. سرپرستان مسئول ایجاد فرهنگ کاری مناسب، تشویق کارکنان و حل مشکلات مختلف در گروه خود هستند. سرپرستان عموماً نقش تعیین و ارائه اهداف و وظایف به کارکنان را نیز بر عهده دارند. سرپرستان باید از مهارت‌هایی مانند ارتباطات، تعاملات اجتماعی، تشخیص نیازهای کارکنان و توانایی حل مشکلات برخوردار باشند. در واقع، سرپرستی شامل تشخیص نیازهای گروه، هدایت کارکنان به سمت رسیدن به اهداف، تشویق کارکنان برای انجام کار با کیفیت و ایجاد فضای کاری مثبت و متعادل برای کارکنان است.
به طور کلی، می‌توان گفت که تفاوت اصلی بین مدیریت و سرپرستی در این است که مدیران به دنبال مدیریت منابع و برنامه‌ریزی برای رسیدن به هدف هستند، در حالی که سرپرستان به دنبال هدایت و تشویق کارکنان و ایجاد فضای کاری مثبت هستند. مدیران به طور معمول به عنوان افرادی با توانایی‌های تحلیلی و استراتژیک شناخته می‌شوند، در حالی که سرپرستان به عنوان افرادی با توانایی‌های تعاملی و هدایتی شناخته می‌شوند.
به طور خلاصه، مدیریت بیشتر مربوط به کنترل منابع در یک سازمان است، در حالی که سرپرستی بیشتر مربوط به رهبری و هدایت کارکنان است. هر دوی این نقش‌ها مهارت‌های مختلفی را از فردی که آن نقش را ایفا می‌کند، می‌طلبد.
در برخی موارد، یک شخص می‌تواند هم سرپرست باشد و هم مدیر. در این موارد، شخصی هم باید برای مدیریت منابع و برنامه‌ریزی برای رسیدن به هدف، و هم برای هدایت کارکنان و ایجاد فضای کاری مثبت، توانایی‌های لازم را داشته باشد.
اگر شما سرپرست یک تیم کاری هستید و یا قصد دارید برای این مسئولیت آمادگی پیدا کنید، این دوره آموزشی را به شما پیشنهاد می‌کنیم:
دوره آموزشی اصول سرپرستی پیشرفته (توسعه مهارت‌های سرپرستی)
ثبت دوره‌های آموزشی مورد نظر شما